Sözlükte ketb "yazmak" fiilinden türetilmiş bir ism-i fâil olan kâtip (kâtib, çoğulu küttâb, ketebe) "yazı işleriyle uğraşan kimse, sekreter, yazıcı; bilgili kişi, noter; muharrir" demektir. Kitâbet işiyle uğraşanlardan kelâmın telifi ve mânanın tertibiyle ilgilenenlere "inşâ kâtibi", malların tahsili ve sarfedilmeleriyle uğraşanlara ise "emvâl kâtibi" denilir (Kalkaşendî, I, 84-85). Kur'an'da kâtip kelimesi ikisi çoğul olmak üzere altı yerde geçer (el-Bakara 2/282-283; el-Enbiyâ 21/94; el-İnfitâr 82/11). Kâtiplik yazının icadıyla birlikte ortaya çıkmış, zamanla Mezopotamya ve Mısır gibi eski uygarlıklarda en saygın mesleklerden biri haline gelmiştir. İslâm'dan önce, özellikle kendi kabilelerine ait bilgileri yazarak muhafaza eden yerleşik Araplar arasında yazı sanıldığından daha çok kullanılıyor, dinî ve hikemî metinlerin yanında ticarî hesapların yapıldığı belgeler, antlaşma metinleri, önemli konulara dair mektuplar vb. kaleme alınıyordu. Arapça'da kullanılan pek çok kelime kâtiplerin toplumdaki yerinin önemini göstermektedir (Cevâd Ali, VIII, 313-314). İslâm kaynakları, her peygamberin bir kâtibinin bulunduğunu ve Hz. Îsâ'nın havârilerinin aynı zamanda onun kâtipliğini yapmış olduklarını kaydeder (İbn Sa'd, I, 47; Taberî, II, 273).
Kur'an, kitâbeti zorunlu kılan ve kullanma sahasını genişleten âmilleri beraberinde getirmiş, Hz. Peygamber de bilginin yazı ile tesbit ve muhafazasını emrederek vahyin yazıya geçirilmesi başta olmak üzere ahidnâmeler, hükümdarlara gönderilecek mektuplar ve çeşitli yazışmalar için kâtipler görevlendirmiştir. Kaynaklardaki farklı bilgilere göre bu kâtiplerin sayısı yirmi üç-kırk iki arasında değişmektedir (Abdülhay el-Kettânî, I, 200-201). İhtiyaca göre kâtiplerin yabancı dil bilmeleri gerekiyordu; Resûl-i Ekrem, Zeyd b. Sâbit'ten Süryânîce ve İbrânîce öğrenmesini istemişti (İbn Sa'd, II, 274). Medine anayasası (Medine vesikası), kâtiplerin elinden çıkarak günümüze ulaşan ilk İslâmî dönem belgelerindendir. Zeyd b. Sâbit hükümdarlara yazılan mektuplarla, Hz. Ali antlaşmalarla, Mugīre b. Şu'be ortaya çıkan ihtiyaçlarla, Hâlid b. Saîd b. Âs Hz. Peygamber'e arzedilen hususlarla, Abdullah b. Erkam akid ve borçlarla, Muaykīb b. Ebû Fâtıma ganimetlerle ve Huzeyfe b. Yemân zekât işleriyle ilgilenen kâtiplerden bazılarıydı (Mes'ûdî, s. 282-283). Resûl-i Ekrem'in kâtiplerden birinin yokluğunda yerine görevlendirdiği Hanzale b. Rebî' "kâtib" lakabıyla tanınmıştı.
Hulefâ-yi Râşidîn döneminde her halifenin özel bir kâtibi bulunduğu gibi çeşitli görevler için de ayrı kâtipleri vardı. Hz. Ebû Bekir'in, yaptığı istişarelerden sonra özel kâtibi Osman b. Affân'a yerine Hz. Ömer'i bıraktığını açıklayan bir ahidnâme yazdırdığı bilinmektedir. Hz. Ebû Bekir, Resûlullah'ın sır kâtibi Huzeyfe b. Yemân ile Osman b. Huneyf'i haraç kâtibi olarak Sevâd'a göndermiş, onlar da Sâsânî kâtiplerinin uygulamalarından yararlanarak bu bölgeden alınacak vergiyi hesaplamışlardı (Taberî, II, 151-152; Cehşiyârî, s. 5). Hz. Ömer, divan teşkilâtının oluşturulması sırasında Araplar'ın nesebini çok iyi bilen Akīl b. Ebû Tâlib, Mahreme b. Nevfel ve Cübeyr b. Mut'im'i, Medine'de yaşayan müslümanları kabile esasına göre divan defterlerine kaydetmekle görevlendirdi (İbn Sa'd, III, 224). Onun zamanında divanların kurulması resmî kitâbet alanını genişletti ve kâtiplerin görevleri arasına divan hesaplarının tutulması, askerlerin isim ve maaşlarının yazılması da girdi. Hz. Osman, Mervân b. Hakem'i kâtip tayin etmesi yüzünden eleştirilmiştir. Hz. Ömer ve Osman zamanlarında Medine dışındaki şehirlerde kurulan divanlara da kâtipler gönderilmişti (Halîfe b. Hayyât, s. 112; Cehşiyârî, s. 16, 21). Hz. Ali döneminden itibaren mahkemelerde kâtip görevlendirilmesi zorunlu tutuldu.
Divan kâtipliği, ilk defa Emevî Halifesi Muâviye zamanında Dîvânü'r-resâil adı altında müesseseleştirildi. Edebiyat kabiliyeti bulunan ve devlet mekanizması içerisindeki makamların hiyerarşik düzenini bilen kâtiplerin istihdamı zaman içerisinde eyalet valilikleri tarafından da benimsendi ve kâtiplik önemli bir meslek haline geldi. Divanların Arapça'ya çevrilmesi tedvinin Arap dilinde yapılmasını yaygınlaştırdı ve kâtipliğin önemini destekleyen diğer bir unsur oldu. Emevîler zamanında kâtipler mektup, haraç, ordu, emniyet ve mahkeme kâtipleri olmak üzere en az beş sınıftan teşekkül ediyordu; bunların en nüfuzlusu mektupları kaleme alanlardı. Divanlarda görev yapan kâtiplerin büyük çoğunluğu o bölgelerin yerlileri arasından seçiliyordu. Ellerine devletin sırları teslim edilen bu görevlilerin aslında yalnız güvenilir kişiler arasından seçilmesi gerekirken (Buhârî, "Aḥkâm", 17) Emevîler kabilecilik gayretiyle daima akrabalarını seçmişlerdir. İdarî hayatına Ebû Mûsâ el-Eş'arî'nin yanında kâtip olarak başlayan Basra Valisi Ziyâd b. Ebîh'in başlattığı Kur'an'ın harekelenmesi ve noktalanması işi, Irak Valisi Haccâc b. Yûsuf zamanında Nasr b. Âsım'ın öncülüğünde kâtiplerden oluşturulan bir heyet tarafından tamamlandı. Endülüs Emevîleri'nde hâciblik makamından sonra gelen kâtiplik müessesesi resmî evrakı yazan kâtibü'r-resâil ile beytülmâlin harcamalarını kaydeden kâtibü'z-zimâm adları altında ikiye ayrılırdı. Kâtibü'l-cehbeze de denilen ve çeşitli birimlerinde çok sayıda kâtibe görev verilen kâtibü'z-zimâmın başkanının müslüman olması şarttı ve rütbesi vezirden daha yüksekti (Makkarî, I, 217). Devlet başkanının dönemin ileri gelen ediplerinden seçilen özel kâtibine "el-kâtibü'l-hâs" unvanı veriliyordu. Dîvân-ı İnşâ kâtipliğinin yanında tuğrakeşlik benzeri olan kuruma ise alâmet kâtipliği deniliyordu (İbn Haldûn, s. 579). VI. (XII.) yüzyılda Ebû Abdullah Muhammed el-Gāfikī Endülüs'ün en ünlü kâtibi idi ve ülkede "el-kâtib" lakabıyla tanınan ondan başka bir kimse yoktu (Kettânî, I, 22). Doğuda kâtiplik için erkek olmak şartı aranırken Endülüs'te kadınların da görevlendirildiği görülür (İbn Beşküvâl, III, 992-994; İbnü'l-Ebbâr, I, 264; IV, 247, 252).
Emevîler'in oluşturduğu idarî sistemi takip eden Abbâsîler, idarî müesseselerin gelişimine paralel olarak mevcut divanlara yenilerini eklediler. Nitelikli elemanlarla oluşturulan ve onlara çeşitli imkânlar getiren bu divanların her birinde yazışma usulleri farklılaştı ve kâtipler yaptıkları işlere göre haraç, resâil, kadı, ordu, şurta ve maûnet kâtipleri şeklinde sınıflandırıldı (İbrâhim b. Muhammed el-Beyhakī, s. 470-471; İbn Abdürabbih, IV, 258-259; daha ayrıntılı bir sınıflandırma için bk. Kudâme b. Ca'fer, ed-Devâvîn, neşredenin girişi, s. 9-19). Abbâsîler döneminde (750-1258) âdeta kapalı bir sınıf teşkil eden kâtipler, devlet bürokrasisini kendi inhisarları altında tutmayı başararak amelî bilgi ve yetenekleriyle ordu, hâcibler ve ulemâ karşısında üstün bir konuma yükseldiler. Başlangıçta doğrudan halifeye bağlı olan kâtipler vezirlik müessesesinin ortaya çıkmasıyla birlikte bu makama bağlandılar, bundan dolayı bazı dönemlerde vezirlerle birlikte tutuklanmışlardır ve mallarına da el konulmuştur (İbn Miskeveyh, I, 62, 239). Abbâsîler döneminde iktidarda etkin olan halife eşlerinin yanı sıra eyalet valileri ve emîrü'l-ümerâ unvanını taşıyanlar da kâtipler istihdam ediyorlardı. Emevî kâtipleri çok basit ve resmî bir üslûp kullanırken Abbâsîler'le birlikte genel eğitim ve edebî zevkteki değişime paralel olarak nesre secinin girmesi yaygınlaştı.
Ortaçağ'daki bütün müslüman ve Türk devletlerinde Dîvân-ı İnşâ'da zamanın en kudretli kâtiplerinin (münşî) görevlendirilmesi bir gelenek halini almıştı. Çok geniş edebî kültüre, Arap ve Fars edebiyatlarıyla İslâm ilimlerinde geniş bilgiye sahip olan bu kâtiplerin önemli bir kısmı Arap ve Fars edebiyatlarının en büyük nesir üstatları arasından seçiliyordu. Başka hükümdarlara yazılan mektupların, fetihnâmelerin, önemli görevler üstlenen devlet adamlarına verilen menşurların, ağır ve süslü bir üslûpla yazılması, özellikle kâtiplik müessesesiyle ilgili bütün geleneklerin oluşmasının tamamlandığı XII. yüzyıldan itibaren bu devletlerde umumi bir gelenek olmuştu.
Fâtımîler'de resmî yazışmalar, Dîvân-ı İnşâ başkanının gözetiminde olan ve rütbe bakımından vezirlerden sonra gelen kâtipler tarafından yürütülürdü. Vezirler tek başlarına devlet işlerini yürütemez hale gelince bürokratik işlerde kendilerine yardımcı olarak kâtipler görevlendirmeye başladılar. Böylece idarî işlerde tecrübe kazanan ve görevlerinde başarılı olan kâtipler vezirlik makamına yükselmişler ve vezir tayin edilmediği zaman onun görevini üstlenmişlerdi. Vakıflara ait işlerle ilgilenen Dîvânü'l-ahbâs'ta sadece müslüman kâtipler görevlendirilir (Kalkaşendî, III, 565-567) ve devlet başkanının mektuplarını yazan kâtibe "sâhibü'l-kalemi'd-dakīk" adı verilirdi (a.g.e., VI, 200).
Türk devletlerinde genellikle dış politikayla ilgili alınan kararları yazan ve yürüten kâtiplerin görevleri bitikçilerle (yazıcı) mühürdar olan damgacılar (tamgacı) tarafından yerine getiriliyordu. Muhtemelen Uygur kâtipleri tarafından Moğol diline sokulmuş olan bitikçi tabiri, Moğol ve Türk devletlerinde idarî ve malî alanda görevlendirilen bütün memurları kapsayan bir anlam kazanmıştır. Oğuzlar elçi ve habercilere kâtip anlamında da kullanılan "yazığçı" unvanını veriyorlar ve Oğuzlar'dan önce Türkçe yazan kâtiplere "ılımga" deniliyordu (Dîvânü lugāti't-Türk Tercümesi, I, 143; III, 55). Bitikçi ve ılımga unvanlı kâtiplerin görevlendirildiği Karahanlılar'da küçük yaşlarda devlet teşkilâtına yerleştirilerek yetiştirilen kişilerden yazısı güzel, anlayışı ve zekâsı keskin olanlar bitikçi olarak istihdam edilirler, hakanların yazışmalarını Türkçe yazan kâtipler ise ılımga unvanını alırlardı. Yûsuf Hâs Hâcib ılımga terimini sır kâtibine karşılık olarak kullanır ve resmî yazışmaları kaleme alan kâtiplere "bitigci ılımga" adını verir (Kutadgu Bilig, s. 293, 300).
Sâsânîler ile Fars ve Hint kültür muhitindeki bazı İslâm devletlerinde kâtip ve münşî karşılığı "debîr" terimi kullanılmıştır. Gazneli ve Selçuklular'da debîrlerin en iyileri sarayda görev alır, diğerleri ise eyaletlere gönderilirdi. Selçuklular'da yazışmalar Dîvânü'r-resâil ve'l-inşâ'da görevli kâtipler tarafından yapılırdı. Selçuklu vezirlerinin önemli bir bölümü Abbâsî vezirleri gibi divanların çeşitli basamaklarında görev alan kâtiplerden seçilmişti. Dönemin edebî ve fikrî hayatının temsilcileri arasından seçilen kâtipler, merkez ve eyalet divanlarının yanında vezirlere bağlı olarak da görevlendirilirdi.
I. Alâeddin Keykubad zamanında divanlarda sayıları yirmi dörde kadar ulaşan inşâ ve emvâl kâtipleri görev yapıyor ve başkanlarına melikü'l-küttâb adı veriliyordu (İbn Bîbî, I, 220). Divanda alınan kararlar, müslüman ve hıristiyan devletlerle ilişkiler ve tâbi devletlere ait topraklarda yaşayan çeşitli unsurların hükümetle alâkalarının tanzimi için Farsça dışındaki dilleri bilen kâtipler görevlendiriliyordu. Zaman içerisinde sayıları artarak bütçeye yük olan kâtiplerin sayıları azaltıldı (İbn Bîbî, II, 134-135; Aksarâyî, s. 121, 144-145). Dîvân-ı A'lâ'nın üyelerinden olan pervane ile Selçuklu prenslerinin emrine kâtipler verilir (Aksarâyî, s. 177), kadı huzurunda yapılan akidler kâtipler tarafından sicillere geçirilirdi.
Memlükler'de Dîvân-ı İnşâ'da görev yapan kâtiplere kâtibü'd-dest (kâtibü'd-derc) adı verilirdi. VIII. (XIV.) yüzyılda kâtibü's-sır unvanlı kâtip Dîvân-ı İnşâ'nın başkanı olmuştur. el-Memâlîkü's-sultâniyye denilen memlüklerin işleriyle ilgilenen Dîvânü'l-ceyş'te görev yapan kâtiplere kâtibü'l-memâlik tabir edilirdi. Daha sonra Dîvânü'l-ceyş'ten ayrılan Dîvânü'l-müfred'de görev alan kâtiplere kâtibü'l-müfred adı verilmiştir. Nâibü'l-kâfilin sır kâtibi ve askerî divan kâtipleri dışındaki bütün kâtipler hakkında hükümdarın görüşünü almadan tasarruf yetkisi vardı. Memlükler döneminde kadıların emrinde görev yapan kâtiplere kâtibü'l-kādî denirdi.
Moğollar'da imparatorun altın damgasını taşıyan kâtibe "uluğ bitikçi" (büyük kâtip) adı verilirdi ve göçebe bir devlet görünümünde olan Altın Orda Hanlığı'nda yazışmalar divan bitikçileri tarafından yapılırdı. Uluğ bitikçi veya bitikçi emîri denilen defterdarlar da kurultaya katılan memurlar arasında yer alırdı. İlhanlılar'da resmî evrak ve kanunlar reîsü'l-küttâb tarafından bitikçilere hazırlatılır ve divanlarda çeşitli lisanlara vâkıf nitelikli kâtipler görevlendirilirdi (Aksarâyî, s. 245). Arazi kayıtları için eyaletlere gönderilen bitikçilerin yanı sıra her eyalete divanı temsil eden kâtipler tayin edilmişti. Timurlular'da Türkler ve Türkleşmiş Moğollar'ın işlerine bakan divanın kâtiplerine "bahşı" veya "nüvîsendegân-i Türk" adı veriliyordu. Bitikçi ve ılımga unvanlı kâtiplerin görev yaptığı damgacının başkanlığındaki divanda ise iç ve dış yazışmalar yürütülürdü. İlhanlılar'dan sonra Irak ve İran'da hüküm süren Celâyirliler, Muzafferîler ve Serbedârîler devrinde de askerî bürokraside Türkçe ve Moğolca bilen kâtipler çalıştırıldı; kendilerini Farsça konuşan kâtiplerden ayırmak amacıyla bunlara bitikçi adı verilirdi. Askerî idaredeki en önemli kâtibe bitikçi-yi ahkâm-ı Moğolî (kâtib-i Moğolînüvis) denilirdi. Ülkenin hazinesinden sorumlu olan müstevfi'l-memâlik emrindeki kâtipler bitikçiyân arasında sayılmazdı. Dârü'l-inşânın başındaki münşi'l-memâlik emrinde ise münşîler ve muharrirler olmak üzere iki sınıf kâtip görev yapardı. Safevîler devrinde de resmî yazışmaların yürütüldüğü dairenin başındaki münşi'l-memâlik ve defterhânenin başındaki müstevfi'l-memâlik emrinde çeşitli unvanlarla anılan kâtipler bulunurdu.
İbn Haldûn'a göre kâtiplik düzgün bir medeniyet ve kültür seviyesine ulaşmamış, gelişmiş güzel sanatlara sahip olmamış, bedevîliğin hâkim olduğu devletler için söz konusu olmamıştır. Ona göre İslâm devletlerinde bu kuruma duyulan ihtiyacı pekiştiren husus durumu ve maksadı ifade etmede belâgata önem verilmesidir (Mukaddime, s. 246-247). Ortaçağ siyaset düşüncesi alanında yazılan eserlerde memleketlerin kılıçla alınıp kalemle yönetildiği sık sık vurgulanır (Yûsuf Has Hâcib, s. 200; İbnü'l-İmâd, IV, 327). Bundan dolayı İslâm devletlerinde kâtiplik bir sanat ve meslek, kitâbet ise bir fen sayılmıştır (Hasan b. Abdülmün'im el-Hûî, s. 1; Kalkaşendî, I, 34). Divanlarda görevlendirilebilmeleri için kendilerinde hukuken adalet ve yeterlilik aranan kâtiplerin yüksek tabakaya mensup, nüfuz sahibi, yazışmalarda kullanılan ifade ve imalarla nelerin kastedildiğini kavrayacak, saray protokolünü bilen, devlet başkanıyla bir arada bulunmanın gerektirdiği vasıflara sahip, toplantılarda ilmî ve fikrî tartışmalara katılacak kadar bilgili ve güzel konuşanlar arasından seçilmesine dikkat ediliyordu (İbnü'l-Esîr, XII, 159, 171; İbn Haldûn, s. 247). Abbâsî Halifesi Me'mûn Horasan'dan Irak'a geldiği zaman divanlardaki kâtiplerin büyük bir kısmını beraberinde getirdiği Horasanlılar'la değiştirmişti. Kitâbet işinde bilgisi olmayan yeni görevliler işleri aksatınca bunların yanına işsiz kalan kâtipler verilerek aksaklık giderilmişti. Ebû Hayyân et-Tevhîdî'nin Aḫlâḳu'l-vezîreyn adlı eserinde, vezirliğe atlama taşı olan kitâbet müessesesinde görevli kâtipleri nitelikleri ve ortaya çıkardıkları metin bakımından yedi kısma ayırarak, onlardan bir kısmının bürokrasi içerisinde yazı yazmaktan başka özellikleri olmadığını ortaya koymaktadır (s. 93-94).
Fethedilen Suriye, Mısır ve Irak'ta görev alan kâtiplerin önemli bir kısmı gayri müslim ve yerli unsurlardan oluşuyordu. Bürokraside gayri müslim istihdamının yaygınlaşmasından rahatsız olan Hz. Ömer valilerinden gayri müslim kâtip edinmemelerini istemişse de (İbn Kayyim el-Cevziyye, s. 165-166) bu isteğin genel kabul görmediği, gerek zamanında ve gerekse ondan sonraki dönemlerde gayri müslim kâtipler istihdam edilmesinden anlaşılmaktadır (Öztürk, s. 397-407). X. yüzyılda Muhammed b. Ahmed el-Makdisî'nin Şam divanında görevli kâtiplerden müslüman olanına hiç rastlamadığını kaydetmesi (Makdisî, s. 183), kurumun çoğu hıristiyan olmak üzere gayri müslim unsurlar tarafından devam ettirildiğinin işaretidir. Uygulamalarından ve kimliklerinden rahatsızlık duyulan kâtiplerden şikâyetler olduğu gibi (İbnü'l-Esîr, VII, 495) onların çeşitli şekillerde cezalandırıldıkları da oluyordu. Gayri müslim kâtiplerden Müslümanlığı kabul ederek vazifelerine devam edenler bulunuyordu. Nitekim 484'te (1091), zimmîlerin gayri müslim olduklarını gösteren alâmet takmaları emredilince Bağdat'ta zimmî kâtiplerden bazıları müslüman olmuştu (a.g.e., X, 186-187). Doğu'da Anadolu Selçukluları ile çağdaş olan müslüman-Türk devletlerinde işlerinin uzmanı ve düzenli orduda yer almayan yerliler kâtip olarak görevlendirilirdi.
Abbâsîler döneminde divanlarda çalışan kâtipler makamları ve yaptıkları işlere göre 10-150 dinar ile 10-40 dirhem arasında değişen miktarlarda aylık maaş alıyorlardı. Fâtımîler zamanında Dîvân-ı İnşâ başkanına 120-150 dinar, emrindeki kâtiplere ise 30-70 dinar ödeniyordu. III. (IX.) yüzyılda mektuplara müstakil olarak cevap verebilecek yetenekte olan kâtiplere ortalama 40 dinar aylık verilmekteydi. Memlükler zamanında sağlık problemleri sebebiyle görevini yapamayan Muhammed b. Ubeydullah adlı kâtibin maaşıyla emekli edilmesi (İzzeddin İbn Şeddâd, s. 71) ve Anadolu Selçukluları zamanında maaşlarını almakta zorluk çeken kâtiplerin işlerini yavaşlatmaları (Aksarâyî, s. 145) gibi haberler istisnaî olmalıdır. Kâtiplerin takip ettikleri evrak karşılığında para aldıkları (İbn Miskeveyh, V, 344) veya gayri meşrû yollardan gelir elde ettiklerine dair haberler de vardır (Yâkūt, XVI, 73). İşlerini iyi yürütmeyen ve evraklarda sahtecilik yapan kâtiplerin mahkeme sonunda hapsedildikleri veya meşrû yollardan elde etmediklerine hükmedilen mallarına el konulduğu da kaydedilir (Taberî, IX, 125). Kâtiplerin yazısını taklit etmekte mâhir olanların faaliyetlerini önleyebilmek için elleri mühürleniyordu (İbnü'l-Esîr, IX, 17).
Abbâsîler'in ilk dönemlerinde ehl-i seyf ile kâtipler arasında belirgin bir sosyal farklılık yoktu. Zaman içerisinde sosyal ve ekonomik sebeplere dayalı olarak her iki kesim arasındaki mesafe arttı ve kâtipler ehl-i seyf ile hâkim aile çevresinin yanında şehirli bir grup meydana getirdiler. Reâyânın üzerinde sayılan ve Ortaçağ'da kurulan bütün müslüman-Türk devletlerinde görülen bu kesimin oluşmasında, aralarında kadınların da bulunduğu (Yâkūt, XVI, 169-174; Makkarî, IV, 283) bürokraside görev almayan kitâbet ehlinin (müellifler) önemli rolü vardır. Çeşitli ekollere bağlı olarak (Yâkūt, XVI, 59, 73, 215; İbnü'l-Esîr, XII, 405) ürün veren kâtiplerin yazıları üslûp ve şekil bakımından farklılıklar gösterirdi (İbnü'l-Esîr, X, 377-378).
Bürokraside görevli her kesim gibi -askerî divandakiler ayrı olmak üzere- kâtiplerin özel kıyafetleri vardı (Câhiz, III, 114; Hatîb, XIII, 254). Kâtipler her zaman ulemâ ve fukahadan farklı konumda tutulmuş ve onların giydiği taylasanı giymelerine izin verilmemiştir. Halifeler de ulemâdan birini vezir seçmemişlerdi; çünkü bu, ülkede aynı işi yapabilecek yetenekte bir kâtip olmadığı anlamına gelirdi. Kâtipler "derraa" denilen elbise giyerlerdi. Memlükler döneminde ise kâtiplerin tek tip kıyafet giymeleri veya kıyafetlerinin üzerine bir alâmet koymaları gelenek olmuştu (İbn Tağrîberdî, XV, 451; XVI, 340). Memlükler'de, Sâsânîler ve Bizans'ta mevcut olan birtakım hukukî semboller gibi kâtiplerin bulundukları makama göre sembolleri vardı ve bir üst makama tayini yapılınca eski armasına yeni görevinin işareti eklenirdi. Halifenin onayından sonra yazdıkları metni mühürleyen kâtiplerin resmî yazışmalarda kullandıkları kendilerine ait mühürleri vardı ve metnin başına veya sonuna kendilerine ait bir alâmet koyarlardı. Kâtip devlet başkanının yakınına oturarak ona sunulan dilekçelerin üzerine, devlet başkanının o konuda söylemiş olduğu sözleri en veciz ve anlaşılır bir tarzda not eder ve hazırladığı bir sûretini dilekçe sahibine verirdi (bk. TEVKĪ').
Hükümdarlar nezdinde resmî devlet evrakını kaleme almak ve siyasî yazışmaları sürdürmek gibi görevleri dolayısıyla kâtiplerin edebî nesrin gelişmesine önemli katkıları olmuştur. Bürokratik işlemlerin kusursuz biçimde yerine getirilebilmesi iyi bir edebiyat bilgisi ve sanatkârane bir üslûp gerektiriyordu. Bürokrasi içerisinde erbâbü'l-kalem adı verilen ve devlet için erbâbü's-seyf kadar muteber olan kâtiplerin kitâbet müessesesinin gelişimine paralel biçimde belli bir standart yakalayabilmeleri için resmî yazışma, muhasebe ve defter tutma usullerini öğreten eserler kaleme alınmıştır. Arap edebiyatının inşâ türüne dahil olan bu eserler, divan kâtipleri için resmî ve özel yazışmalarda örnek alınmak üzere derlenmiş metinlerden teşekkül eden münşeat mecmuaları ile divan kâtiplerinin görev yaparken üslûp ve konu açısından kendilerine yardımcı olmak için meydana getirilen metinler olmak üzere iki kısımda değerlendirilebilir. Adları farklı olsa da unvanlarında "kâtip, küttâb, kitâbe, inşâ, sınâa, teressül" gibi kelimeler bulunan eserlerin çoğu kâtipler ve görev alanlarıyla ilgilidir. Emevî Halifesi II. Mervân'ın kâtibi olan Abdülhamîd el-Kâtib'in Risâle ile'l-küttâb adlı eseriyle başlayan bu gelenek kitâbet sanatının geliştiği, kâtiplere ihtiyacın fazlalaştığı ve istihdam alanlarının genişlediği dönemlerde artarak devam etmiştir. Abbâsî devlet teşkilâtına ait önemli kaynaklardan olan Cehşiyârî'nin el-Vüzerâʾ ve'l-küttâb'ında kâtiplerin çalışmalarıyla ilgili pratik bilgiler vardır. Hafsî Sultanı Ebû Zekeriyyâ tarafından kâtiplikten azledilen İbnü'l-Ebbâr, sultanın affına mazhar olabilmek için İslâm dünyasının doğu ve batısında görev yapıp azledildikten sonra affedilen yetmiş beş kâtibin biyografisini anlatan İʿtâbü'l-küttâb adlı eserini kaleme almıştır. Devlet kademelerinde önemli görevlere gelecek kimselerin çeşitli yönlerden yetiştirilmesi için yazılan İbn Kuteybe'nin Edebü'l-kâtib'inde, kâtiplik müessesesinin oluşumunda Abbâsîler başta olmak üzere Ortaçağ boyunca kurulan devletlerde izleri görülen Sâsânî etkisi ortaya konulmaya çalışılmıştır. Emevîler'le başlayan ve Abbâsîler'le birlikte en üst seviyeye ulaşan bu türün öncülüğünü yapan kâtipler, kendilerinden önceki meslektaşları ve özellikle de etkilendikleri Sâsânîler zamanından farklılaşmış özgün bir gelenek oluşturdular ve kitâbeti üst emir tarafından imlâ ettirilen bir metin olmaktan çıkardılar (Hodgson, I, 444-445; İhsan Abbas, s. 132). Kalkaşendî'nin Memlük inşâ divanındaki resmî yazışma tekniklerini ayrıntılı biçimde anlattığı Ṣubḥu'l-aʿşâ adlı eseri, Suriye ve Mısır'ın bürokratik yapısı ve kâtiplerin çalışma tarzları hakkında bilgi vermesinin yanında kâtiplik müessesesinin ulaşmış olduğu seviyeyi göstermesi bakımından da önemlidir.
Farsça'nın Sâmânîler ve Gazneliler'in hâkimiyetleriyle birlikte devlet ve ilim dili olarak öne çıkması ve Selçuklular'la Hârizmşahlar zamanında resmî devlet dili olması kitâbet geleneğinin farklı bir veçhesini ortaya çıkarmıştır. Kâtiplerin edebî kudretlerini göstermek ve bunun taklit edilmesi amacıyla yazmış oldukları metinlerle önemli kâtiplerin kaleminden çıkan resmî ve hususi yazışmaların bir kısmı münşeat mecmualarında bir araya getirilmiştir. Gerçekleştirilen faaliyetler, Abdülhamîd el-Kâtib'le başlayan geleneğin Farsça'daki devamı niteliğindedir ve Pehlevî dilinin Arap edebiyatına uyarlanmasıdır (Hodgson, I, 450). Hârizmşahlı Alâeddin Tekiş zamanında kâtiplik yapan Muhammed b. Müeyyed el-Bağdâdî'nin et-Tevessül ile't-teressül'ü ile Celâyirliler devrinde Muhammed b. Hindûşah tarafından kaleme alınan Destûrü'l-kâtib fî taʿyîni'l-merâtib adlı eserler bu türlü münşeatların en mükemmel örneklerindendir. Kitâbet alanındaki gelişmeler kâtiplere idarî mekanizmalara müdahale etme imkânı vermiş ve Abbâsîler'le birlikte hâkimiyete katılma alanı daha da genişlemiştir. Bu gelişmenin diğer bir sonucu da siyasî tarih yazımının saray ve divanlarda görevli memurların eline geçmesidir. Resmî arşivlerden yararlanma imkânları olan ve üst makamlara rapor veriyormuşçasına yazan tecrübeli kâtipler için devam eden tarihi derlemek kolay ve yeteneklerine uygun bir görevdi (Gibb, s. 120).
Osmanlı Dönemi. Osmanlılar'da kâtip zümresinin varlığına dair ilk bilgiler Orhan Bey zamanına kadar iner. Bu dönemden kalmış az sayıdaki belge, kitâbet usullerini iyi bilen bir kâtip zümresiyle bunları örgütleyen merkezî bir dairenin olduğunu ortaya koymaktadır. XIV. yüzyılın ilk yarısında İlhanlı malî bürokrasisine dair eserlerin Bursa'da istinsah edilmiş nüshalarına rastlanması da bunu doğrular. Osmanlılar kendilerinden önceki Türk-İslâm devletlerindeki kâtiplik geleneğini sürdürmüşlerdir. Kâtip sınıfının organizasyonunda özellikle İlhanlı ve Anadolu Selçukluları'ndan etkilenmiştir.
Klasik dönemde Osmanlı merkez bürokrasisinde kâtipler Dîvân-ı Hümâyun, defterdarlık ve defterhâneden oluşan üç ana dairede çalışmaktaydılar. Bürokratik işlemlerin çoğalması sonucunda daha önce Dîvân-ı Hümâyun ve defterdarlığa bağlı olarak bir kâtip tarafından yapılan işler zaman içerisinde ortaya çıkan birçok alt büroda yapılmaya başlandı. Maliye daireleri bürokrasinin diğer yerlerine göre daha gelişmiş bir yapıya sahipti. Burada çalışan kâtipler XVII. yüzyılın ilk yarısından itibaren "halife" diye anıldı ve kendi aralarında bir iç hiyerarşi ve terfi mekanizması gelişti. Başmuhasebe, küçük evkaf vb. maliye dairelerinde kâtipler birinci, ikinci, üçüncü ... halife şeklinde sıralandı. Bir üst sıradaki kâtip öldüğünde veya başka bir sebeple görevinden ayrıldığında yerine altındaki halife tayin edilirdi. XVII. yüzyılın ortalarında teşekkül eden Bâbıâli'de yeni bir bürokratik örgütlenme ortaya çıktı. Daha önce maiyetinde pek az kâtibin bulunduğu sadâret kethüdâlığı, mektupçuluk gibi memuriyetler oldukça önem kazanarak birçok halifenin çalıştığı birer büro haline geldi. Maliye dairelerinde olduğu gibi, Bâbıâli kalemlerinde çalışan Dîvân-ı Hümâyun dışındaki kâtipler de halife diye adlandırıldı.
Askerî ve dinî müesseselerde de önemli sayılabilecek miktarda kâtip çalışmaktaydı. Yeniçeri ve kapıkulu sipahileri içerisinde bunların tayin, azil, maaş ödemesi gibi işlerini yapan, kayıtlarını tutan kâtipler vardı. Şeyhülislâm ve kazaskerlerin divanlarında bulunan kâtipler de bu makamların yazışmalarını gerçekleştirirdi. Osmanlı taşra bürokrasisi merkezdekine paralel bir biçimde örgütlenmişti. Beylerbeyi divanlarında çalışan kâtipler, gerek eyalet içerisindeki gerekse merkezle olan yazışmaları gerçekleştirmekteydiler. Sınır eyaletlerinde ise o bölgenin dillerini bilen kişiler kâtip olarak çalışıyordu. Bunlar ayrıca komşu devletlerle eyaletin yazışmalarını da yapmaktaydılar.
Nezâretler öncesi klasik Osmanlı bürokrasisindeki daireler aynı zamanda kendi memurunu yetiştiren birer mektep durumundaydı. Küçük yaşlarda (sekiz on yaşlarında) yetenekli çocuklar kalemlere şâkird (çırak) olarak alınır ve burada dairenin kıdemli kâtiplerinden birinin yanına verilerek ondan kitâbet, inşâ, yazı çeşitleri, hesap ve defter tutma usullerini öğrenirlerdi. Şâkirdlere iyice ustalaşana kadar yazı yazdırılmaz, bunlar defter ve evrakları getirip götürme işlerini yaparlardı. Yazı yazabilecek seviyeye gelen şâkirde yazdığı tezkirelerde, hükümlerde ve çıkardığı kayıtlarda kulanılmak üzere bir mahlas verilirdi. Böyle bir seviyeye gelmiş şâkird kadro bulduğu takdirde kâtip olurdu. Tanzimat döneminde kalemlerin içerisinden kâtip yetiştirilmesinden vazgeçilip memurların eğitimi için Mekteb-i Maârif-i Adliyye ve Mekteb-i Ulûm-ı Edebiyye adlı okullar açıldı.
Osmanlı bürokrasisinde hizmet eden kâtiplerin çoğunluğu Türk kökenli idi. Dîvân-ı Hümâyun, defterhâne, defterdarlık gibi dairelerde görev yapan kâtiplerin önemli bir kısmı şâkirtlikten yetişmeydi ve kalemlerin kendi içerisindeki personelin çocukları veya akrabalarıydı. Ayrıca dairelerin dışından sipahi oğlanları cemaati, beylerbeyi ve vezir gibi çeşitli devlet görevlilerinin adamları ve çocuklarıyla taşra bürokrasisinden yetişen kâtiplerin de merkez bürokrasisinde kâtip olabildikleri anlaşılmaktadır. Ancak XVII. yüzyıldan itibaren dışarıdan Dîvân-ı Hümâyun ve defterhâne kâtipliğine geçenlerin oranı XVI. yüzyıla göre oldukça azalmıştır. Bunun sebebi merkez bürokrasisinin gelişmesi ve oturmuş yapısıdır. Defterhâne, divan ve maliye gibi dairelerin kâtipliği zamanla babadan oğula geçen bir meslek haline gelmiştir. Bir kâtibin üç dört oğlunun dahi babalarının görev yaptığı yerde çalıştığı görülmektedir (TK, Timar Rûznâmçe Defterleri, nr. 1330, s. 92-96). Kâtipler, XVI. yüzyılın ikinci yarısına kadar genellikle medrese eğitimi almış kişilerden olurken bu yıllardan itibaren büroların gelişmesiyle bunlar kendi personelini yetiştirmeye başlamış, medrese kökenli kâtiplerin sayısı azalmıştır. Kâtiplerin bürolara alınması için kalem âmirinin veya başka bir devlet görevlisinin arz sunması yahut şahsın kendisinin arzuhal vermesi gerekiyordu. Kalem âmiri veya başka bir devlet görevlisinin himayesi bir kişinin kaleme kâtip olarak alınmasında önemli bir etken olmuştur.
Osmanlı bürokrasisindeki işlerin yürütülmesinde en önemli rol kâtiplerindi. Devlet yazışmaları bunların elinden çıktığı ve devletin her türlü sırrına vâkıf oldukları için kâtiplik mesleğine büyük önem verilirdi. Yavuz Sultan Selim zamanında, çavuşlarla kâtiplerin arasında teşrifatta kimin önde olacağı konusundaki bir meselede padişah, kâtiplerin "esrâr-ı saltanat" olması hasebiyle daha önde gelmesi gerektiği yönünde karar vermiştir (Hezârfen Hüseyin Efendi, s. 86).
Merkeze gelen arz, arzuhal, mazhar türü belgelerin üzerine ilgili defterlerden kayıt çıkarmak (derkenar), ferman, berat, tezkire türü belgeleri hazırlamak gibi işler çoğunlukla kâtipler tarafından gerçekleştiriliyordu. Çıkarılan kayıtlarla hazırlanan evrakın doğru olup olmadığının kontrolü de genellikle kıdemli kâtipler tarafından yapılırdı. Dairelerde yazılmış olan yazıların sûretlerinin ilgili defterlere kaydı, başka kalemlere verilecek ilmühaberlerin yazılması, kalemlere mahsus defterlerin tutulması, bazı defterlerin hazırlanması, sûretlerinin çıkarılması, defterlerden sûret ihracı gibi işlemler ve bunlarla ilgili kontroller yine kâtiplerin görevleri içindeydi. Çeşitli dairelerde yazışmaları müsvedde olarak hazırlayan kâtipler bulunur ve bunlar "müsevvid" adıyla anılırdı. Ayrıca müsvedde evrakı temize çekenlere mübeyyiz (beyaza çeken) denirdi. Klasik dönemde Dîvân-ı Hümâyun kayıtlarının bazı özel durumlarda bizzat reîsülküttâb tarafından tesvîd edildiği, daha sonra temize çekildiği anlaşılmaktadır. XIX. yüzyılda müsevvidlik bazı resmî dairelerde özel bir kalem haline gelmiştir. Meselâ fetva kaleminde müsevvidlik ayrı bir şube durumundaydı.
Osmanlı merkez teşkilâtının çeşitli bürolarında çalışan kâtipler seferlere katılarak kendi daireleriyle ilgili işleri yürütürlerdi. Sefer sırasında dairelerinin defterlerinin korunması ve nakli işlemi onların sorumluluğundaydı. Seferler esnasında bir kısım kâtipler de merkezde kalarak buradaki kendi kalemlerine mahsus işlerle ilgilenirlerdi. XVII. yüzyıl başlarında merkezdeki işlerini yürütmek üzere Dîvân-ı Hümâyun Kalemi'ne kırk kişilik, defterhâneye ise on beş kişilik kıdemli kâtip kadrosu tahsis edilmiştir. Kırklı ve on beşli kâtip adı verilen bu kişilerin dışındaki bütün divan ve defterhâne kâtiplerinin seferde bulunması gerekmekteydi. Yapılan yoklamalarda seferde mevcut bulunmayan kâtiplerin ellerindeki timar veya ulûfe gibi gelir kaynakları alınırdı.
Kâtipler kendi bürolarındaki çalışmalarının yanı sıra başka işlerle de görevlendirilmiştir. Eyaletlerin tahririnin yapılması için birçok Dîvân-ı Hümâyun ve defterhâne kâtibi istihdam edilmiştir. Ayrıca cizye, avârız gibi vergilerin toplanması, bazı devlet adamlarının terekelerinin tesbiti gibi görevleri de yerine getirmekteydiler. Özellikle XVIII. yüzyıldan itibaren taşrada çıkan hukukî ve idarî çeşitli meselelerin denetlenmesinde Bâbıâli'deki kâtipler mübâşir olarak vazife yapmıştır. Merkez kâtipleri ayrıca bilhassa seferler sırasında vezirler ve beylerbeyilerin yanında hizmet etmişlerdir.
Kâtiplerin görev süreleri oldukça uzundur. Çok gerekmedikçe emekli olmadıkları, ağır hasta veya iyice yaşlanmadan görevi bırakmadıkları görülmektedir (BA, KK, nr. 257, s. 5, 14, 64). Elli yıldan fazla çalışan kâtiplere rastlandığı gibi (BA, Timar Rûznâmçe Defterleri, nr. 567, s. 434) doksan yaşını geçtiği halde kâtiplik yapanlar da vardı (BA, A.RSK, nr. 1474, s. 25). Kâtipler, başka bir göreve geçmedikleri veya emekli olmadıkları takdirde dairelerinde ölene kadar çalışırlardı. Çeşitli dairelerde emekli olma oranının % 10'un altında kalması bu bakımdan dikkat çekicidir. Kâtiplerin görevlerinden başkası lehine feragat etmesi de sık rastlanılan bir husustur. Bilhassa yaşlandıkları zaman kendi çocuklarının lehine kadrolarından feragat etmekteydiler.
Osmanlı bürokrasisinde çalışan kâtipler işe sabah namazından sonra gelmeye başlarlardı. Birçok defa işe geç gelinip erken gidilmesinin önlenmesi için emir çıkarılması kâtiplerin zaman zaman mesai saatlerine uymadıkları ve görevlerini aksattıklarını düşündürmektedir. 27 Nisan 1777'de defterdar dairesine gelen Sadrazam Darendeli Mehmed Paşa mevkūfat kesedârından başka kimseyi göremeyince kâtiplerin ezânî saat 1'de kaleme gelip 10-10.30'da gitmeleri için emir çıkarmıştır. Yine 18 Nisan 1789 tarihli bir hükümde kâtiplerin ezânî saatle yarımda gelip 11'den önce gitmemeleri emredilmiştir. Tarihsiz bir telhiste ise Defterdar Kapısı kâtiplerinin ezânî saatle 2-3'te gelip 10.30-11'de gitmeleri istenmektedir (BA, MD, nr. CXC, s. 1; BA, Ali Emîrî, Abdülhamid I, nr. 387, 813; Cevdet, II, 80-81). Bu duruma göre kâtiplerin mesaileri yaklaşık dokuz on saat sürmekte ve mesai saatlerinin başlangıç ve bitişleri de mevsime göre değişmekteydi. Kâtiplerin haftanın hangi günlerinde çalışıp hangi günlerinde tatil yaptıkları ise tam olarak tesbit edilememektedir. Muhtemelen bu durum Dîvân-ı Hümâyun ve Bâb-ı Âsafî'nin çalışma günlerine göre ayarlanmıştır. 30 Kasım 1774 tarihinde çıkarılan bir emirde pazartesi ve perşembe günleri kalemlerin tatil olduğu belirtilmektedir (TSMA, nr. E. 5381).
Kâtipler çalıştıkları yerlere kendilerine mahsus kıyafetle, kâtibî sarık ve kavukla gelmek zorundaydılar. Bu kıyafetle kaleme gelmemeleri, iş sahiplerinin kâtipleri başkalarından ayırt edememelerine ve orada bulunan diğer kişiler tarafından dolandırılmalarına sebep olmaktaydı. Bu yüzden Ekim 1719'da kâtiplerin kendilerine mahsus kâtibî sarık ve kavukla kaleme gelmeleri, başka çeşit sarık sarmamaları emredilmiştir (BA, MD, nr. CXXIX, s. 130).
Bazı kâtipler çeşitli suistimallere karışmışlardır. Sahte evrak hazırlayanlar olduğu gibi kalemlerde işi olan kimselerden fazla para almak için işleri geciktirenlere de rastlanmaktadır. Suistimal yapan kâtipler tesbit edildiğinde işten çıkarma, sürgün, küreğe koyma, el kesme ve idam gibi cezalara çarptırılmışlardır (Selânikî, I, 227).
Osmanlı merkez teşkilâtında çalışan kâtiplerin sayısı tam olarak tesbit edilememektedir. Kâtipler, devlet tarafından bir ödeme (ulûfe, sâlyâne, tayinat) yapıldığında veya timar tasarruf ettiklerinde arşiv kayıtlarında toplu olarak zikredilmektedir. Fakat ulûfe ve timar tasarruf etmeyen çok miktarda kâtip de Dîvân-ı Hümâyun, defterhâne ve maliye gibi dairelerde çalışmaktaydı. Ayrıca buralara başka bir görevden geçmiş olanların bir kısmı eski görevlerindeki (sipahi oğlanları cemaati gibi) maaşlarını almayı sürdürdükleri için ulûfe alan veya timar tasarruf eden o müessesenin kâtipleri içerisinde görülmemektedir. Bundan dolayı Osmanlı merkez teşkilâtında çalışan kâtiplerin tamamının kaç kişi olduğunu belirlemek zordur. XVIII. yüzyıl sonlarına ait bir belgede merkez bürokrasisinde çalışan kâtiplerin sayısı 869 olarak verilmiştir (TSMA, nr. D. 3208/1). Ancak bu rakamın kadrosuz kâtipleri ihtiva edip etmediği anlaşılmamaktadır. Ekim 1635'te, timar tasarruf eden defterhâne ve divan kâtipleriyle çavuş ve müteferrikalarının sayılarının çok arttığı, müstahak olmayanların bu zümrelere seferlerdeki askerlikle ilgili hizmetlerden kaçmak için katıldıkları, bu durumun askerlik hizmeti yapacakların sayısını azalttığı için dergâh-ı âlî müteferrikalarının 200, dergâh-ı âlî çavuşlarının 400, defterhâne ve divan kâtiplerinin ise seksen kişiye indirilmesi yönünde hatt-ı hümâyun çıkarılmıştır (BA, MAD, nr. 5562, vr. 1b). Bu seksen kâtipten yirmisi defterhâneye, altmışı divana ayrılmıştır. Bu ayarlama gereği Van'da yapılan yoklamada kırk iki divan, on dört defterhâne kâtibi tesbit edilmiştir. Osmanlı Devleti'nde XVI. yüzyıl sonlarından itibaren kâtip, çavuş, müteferrika vb. görevlilerin ihtiyaçtan fazla olmaması ve belirlenmiş sayıların aşılmaması yönünde birçok karar alınmışsa da bu tedbirler uzun vadede etkili olmamıştır. XVIII. yüzyılda III. Ahmed'in hatt-ı hümâyunuyla Dîvân-ı Hümâyun'un timarlı kâtip sayısı kırk defterhâneninki on beş olarak belirlenmiş, fakat zaman zaman yine de bu sayılar aşılmıştır.
Kâtiplikten nişancılık, reîsülküttaplık, defterdarlık, sadâret kethüdâlığı vb. önemli görevlere yükselenler olduğu gibi sadrazamlığa kadar çıkanlara da rastlanmaktadır. Osmanlı tarihinin en meşhur sadrazamlarından Râmi Mehmed Paşa Dîvân-ı Hümâyun, Mehmed Râgıb Paşa ise defterhâne kâtipliğinden yetişmedir. Kıdemli kâtiplerine kalemdeki görevlerinin yanı sıra müteferrikalık da verilmekteydi (BA, A.RSK, Dosya kısmı, nr. 2/70; BA, Timar Rûznâmçe Defterleri, nr. 301, s. 21; BA, Ali Emîrî, Ahmed I, nr. 684).
Merkez bürokrasisinde görev yapan kâtiplerin birkaç çeşit geliri bulunmaktaydı. Defterhâne ve divan kâtipleri genellikle 30.000 akçe civarında zeâmete sahiptiler. Kâtiplerden 10-15.000 akçelik timar tasarruf edenler olduğu gibi, 100.000 akçenin üzerinde (BA, TD, nr. 749, s. 22) has seviyesinde zeâmet tasarruf edenler de bulunmaktaydı. Kâtiplerin fazla zeâmet tasarruf etmelerini önlemek için XVII. yüzyılın başlarında zeâmetlerinin 40.000 akçeden çok olmaması yönünde ferman çıkarılmıştır (BA, Timar Rûznâmçe Defterleri, nr. 262, s. 36-37). Bununla birlikte daha sonraları 40.000 akçenin üzerinde zeâmet tasarruf eden birçok kâtibe rastlanması emre uyulmadığını gösterir. Maliye kâtiplerine ise timar verilmesi kanun değildi (BA, A.DVN, Dosya kısmı, nr. 14/87). Fakat buna rağmen bazı maliye kâtipleri muhtemelen babalarından kalması veya başka bir görevde bulunmaları dolayısıyla timara sahip bulunmaktaydılar. Maliye kâtipleri ulûfe tasarruf etmekteyken XVII. yüzyılın ikinci çeyreğinden itibaren artık maaş almamaya başlamışlardır. Bundan sonraki gelirleri sadece kalem harçlarından karşılanmış olmalıdır.
Ulûfeli kâtipler, hizmet yılına ve başarısına göre değişen miktarda günlük olarak hesaplanan bir meblağı hazinenin nakit para durumuna göre üç ayda bir alırlardı. Kâtiplerin en önemli gelirleri ise kalem harçları idi. Bürolarda kâtiplerin düzenlediği evrak için iş sahiplerinden belirli bir miktar para tahsil edilir, bunun bir kısmını işi yapan kâtip alırken kalanı kesedar veya başhalife eliyle biriktirilirdi. "Orta akçesi" adı verilen bu paradan kalemin masrafları görüldükten sonra geri kalanı o dairede hizmet eden bütün görevlilere dağıtılırdı. Timar ve ulûfe almayan kâtipler geçimlerini bu paradan sağlarlardı.
Defterhâne ve divan kâtiplerinin bir kısmına XVI ve XVII. yüzyıllarda "sâlyâne" adı altında bir para da verilmekteydi. Kâtipler yıllık olarak 1000-3000 akçe civarında bir para almaktaydılar. Kâtiplerden birinin ölümü veya başka bir sebepten görevden ayrılması durumunda onun sâlyânesi o kurumdaki diğer bir kâtibe verilirdi. Divan ve maliye kâtipleri de sâlyâne tasarruf ederlerdi. Kıdemli kâtiplerin atları için devlet tarafından ot tahsisatı yapılırdı. Bu tahsisat kalemlerdeki belirli sayıda kâtibe verilir, biri öldüğünde veya görevden ayrıldığında o dairedeki başka bir kâtibe geçerdi. Merkez kâtiplerinin bir kısmının ekmek, arpa gibi ihtiyaçları da devlet tarafından tayinat olarak karşılanırdı. XVIII. yüzyılda özellikle Bâbıâli'deki idarî ve siyasî yazışmaları yürüten âmedî, mektûbî, kethüdâ kitâbeti kalemlerindeki kâtiplerle dış işlerine ait işleri yapan divan kâtipleri gibi evrak harcı gelirlerinden mahrum kâtiplere "atıyye" adı altında, kişiye göre değişen yıllık bir miktar para verilmeye başlanmıştır. Tanzimat ile birlikte bu gelir çeşitliliğinin yerine düzenli maaş sistemine geçilmiştir.
Kaynak: Türkiye Diyanet Vakfı İslam Ansiklopedisi