657 sayılı Devlet Memurları Kanununun "Memur bilgi sistemi, özlük dosyası" başlıklı 109 uncu maddesinde; "Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur. Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur. Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar ........ belirlenir." hükmü yer almaktadır. 15/04/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 2 Seri No'lu Kamu Personeli Genel Tebliğinin "Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar" başlıklı bölümünde; "657 sayılı Kanunun 6111 sayılı Kanunla değiştirilen "Memur bilgi sistemi, özlük dosyası" başlıklı 109 uncu maddesinin son fıkrasında, "Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir." denilmektedir.
Mezkur hükme istinaden aşağıdaki usul ve esaslara göre işlem yapılması gerekli görülmüştür.
1- Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak
personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve
yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi
ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir.
2- Kurumlarca her memura üzerinde memurun kurumu, adı, soyadı, unvanı, Türkiye
Cumhuriyeti kimlik numarası, fotoğrafı ve gerekli görülen diğer bilgilerin yer aldığı bir kurum
kimlik belgesi verilir.
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilenler,
personel bilgi sistemine kaydolunur ve bunlara kurum kimlik belgesi verilir. Söz konusu personel
için personel bilgi dosyası tutulur.
3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız
bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.
4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe
ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin
kesilmesinde göz önünde bulundurulur.
5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur:
Birinci bölümde; ilk-yeniden-naklen atamaya ilişkin belgeler,
İkinci bölümde; öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansüstü
eğitim-staj ve incelemeleri ile ilgili belgeler, katıldığı her türlü eğitim faaliyetine ilişkin belgeler,kendisi tarafından verilen yayın ve eserlerine ilişkin bilgiler,
Üçüncü bölümde; memurun kullandığı izinlere ilişkin belgeler,Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar
ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları, Beşinci bölümde; kurumlarca gerekli görülmesi halinde memurun maaş, ücret, harcırah ve sair parasal haklarına ilişkin belgeler, emeklilik durumuna ilişkin belgeler, bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin bildirimler, mal beyannameleri ile sendika üyeliğine ilişkin belgeler Altıncı bölümde; memurun adaylık ve asli memurluğa atanmasına ilişkin belgeler, derece ve kademe ilerlemeleri, sınıf, yer, unvan, görev değişiklikleri ile ilgili belgeler, geçici görevlendirilmesine ilişkin belgeler, Yedinci bölümde; ödül, başarı ve üstün başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler, Sekizinci bölümde; askerlik durumu, mecburi hizmet yükümlülüğü ve özürlülük durumuna ilişkin belgeler ile yukarıdaki bölümler kapsamına girmeyen memurun hizmet durumuna ilişkin diğer mesleki bilgi ve belgeler, Saklanır.
6- Belgeler özlük dosyasının ilgili bölümüne, eski tarihli olan altta olacak şekilde, kronolojik sıraya göre yerleştirilir.
7- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanmasında gerekli gördüklerini merkezde elektronik ortamda tutarlar.
8- Görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanır.
9- Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir. Özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamaz, bilgi verilemez. Ayrıca kişinin rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler
ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz.
10- 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilen personelin personel bilgi dosyasında; kronolojik sıraya göre sözleşmeler, öğrenim durumuna ilişkin belgeler, kurum içi yer ve unvan değişikliklerine ilişkin belgeler, izinler, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler, sözleşme feshi ve hizmete yönelik diğer belgeler tutulur." hükmü bulunmaktadır.
Bu itibarla; mezkur Tebliğde memurun özlük dosyasının sekiz bölümden oluştuğu belirtilmekte, bölümlerde hangi konulara ilişkin belgelerin yer alması gerektiği hususu düzenlenmekte olup, özlük dosyasında yer alan her bir bölüme ilişkin belgelerin tek tek zikredilmesinin mümkün bulunmadığı, kurumlarca lüzum görülen tüm belgelerin ilgili bölümlere konulmasının uygun olacağı, dosyanın dördüncü bölümünde memurun yalnızca çalışma hayatına ilişkin değil yargı organlarınca memur hakkında verilen tüm karar örneklerinin bulunması gerektiği değerlendirilmektedir.
