SORU: Disiplin cezalarının sicilden silinmesi halinde bu belgelerin özlük dosyasında saklanması gerekir mi?
CEVAP: 657 sayılı Kanun gereğince disiplin cezalarının silinmesine müteallik hususlara ilişkin ilgi yazı incelenmiştir. Bilindiği üzere, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun; 37 nci maddesinde, "Bu kanun hükümlerine göre öğrenim durumları, hizmet sınıfları ve görev unvanları itibariyle azami yükselebilecekleri derecelerin dördüncü kademesinden aylık almaya hak kazanan ve son sekiz yıllık süre içinde herhangi bir disiplin cezası almayanların kazanılmış hak aylıkları kadro şartı aranmaksızın bir üst dereceye yükseltilir." hükmü, 109 uncu maddesinde, "Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur. Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur. Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir." hükmü, 133 üncü maddesinde, "Disiplin cezaları memurun özlük dosyasına işlenir. Devlet memurluğundan çıkarma cezasından başka bir disiplin cezasına çarptırılmış olan memur uyarma ve kınama cezalarının uygulanmasından 5 sene, diğer cezaların uygulanmasından 10 sene sonra atamaya yetkili amire başvurarak, verilmiş olan cezalarının özlük dosyasından silinmesini isteyebilir. Memurun, yukarıda yazılan süreler içerisindeki davranışları, bu isteğini haklı kılacak nitelikte görülürse, isteğinin yerine getirilmesine karar verilerek bu karar özlük dosyasına işlenir. Kademe ilerlemesinin durdurulması cezasının özlük dosyasından çıkarılmasında disiplin kurulunun mütalaası alındıktan sonra yukarıdaki fıkra hükmü uygulanır." hükmü yer almaktadır.
Diğer taraftan, 15.4.2011 tarihli ve 27906 sayılı sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 2 Seri Nolu Kamu Personeli Genel Tebliğinde, "D) ÖZLÜK DOSYASI TUTULMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR 657 sayılı Kanunun 6111 sayılı Kanunla değiştirilen "Memur bilgi sistemi, özlük dosyası" başlıklı 109 uncu maddesinin son fıkrasında, "Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir." denilmektedir. Mezkûr hükme istinaden aşağıdaki usul ve esaslara göre işlem yapılması gerekli görülmüştür.
1- Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri,öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir.
2- Kurumlarca her memura üzerinde memurun kurumu, adı, soyadı, unvanı, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, fotoğrafı ve gerekli görülen diğer bilgilerin yer aldığı bir kurum kimlik belgesi verilir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilenler, personel bilgi sistemine kaydolunur ve bunlara kurum kimlik belgesi verilir. Söz konusu personel için personel bilgi dosyası tutulur.
3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.
4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.
5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur: ... Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları, ... Saklanır.
6- Belgeler özlük dosyasının ilgili bölümüne, eski tarihli olan altta olacak şekilde, kronolojik sıraya göre yerleştirilir. ..." açıklamasına yer verilmiştir.
Ayrıca; Devlet memurlarına, Devlet memurluğundan çıkarma cezasından başka bir disiplin cezasına çarptırılmış olmaları halinde, uyarma ve kınama cezalarının uygulanmasından 5 sene, diğer cezaların uygulanmasından 10 sene sonra atamaya yetkili amire başvurarak, verilmiş olan cezalarının özlük dosyasından silinmesini isteyebilme hakkı verilmiştir. Memurun, yazılan süreler içerisindeki davranışları, bu isteğini haklı kılacak nitelikte görülürse, isteğinin yerine getirilmesine karar verilerek bu karar özlük dosyasına işlenecektir. Kademe ilerlemesinin durdurulması cezasının özlük dosyasından çıkarılmasında disiplin kurulunun mütalaası alınması gerekmektedir. Mezkûr maddede silinen disiplin cezasına ilişkin kayıtların kaldırılacağına ilişkin bir hükme yer verilmemiştir. Disiplin cezasının silinmesi uygulaması "disiplin affı" uygulamasından farklı olarak sadece disiplin cezası verilmesine ilişkin son kararın özlük dosyasından çıkarılmasına müteallik bir husus olup disiplin işlemlerine ilişkin diğer kayıt ve tutanakların ise özlük dosyasında tutulması gerekmektedir.
Nitekim 22.6.2006 tarihli ve 5525 sayılı Memurlar ile Diğer Kamu Görevlilerinin Bazı Disiplin Cezalarının Affı Hakkında Kanunun 1 inci maddesinin üçüncü fıkrasında, "Disiplin cezaları affedilenlerin sicil dosyalarındaki bu disiplin cezalarına dair kayıtlar, ilgililerin müracaatı aranmaksızın hükümsüz kalır ve dosyalarından çıkarılır." hükmüne yer verilerek bu fark vurgulanmıştır. Mezkûr maddenin birinci fıkrasında "disiplin cezalarının affedildiği" belirtilerek üçüncü fıkrasında bu cezalara ilişkin tüm izlerin kaldırılacağı vurgulanmıştır.
Yine mülga Devlet Personel Başkanlığının 18.8.2016 tarihli ve 4871 sayılı yazısında, "Devlet memurlarının 657 sayılı Kanunun 64 üncü maddesinin dördüncü fıkrası kapsamında bir kademe ilerlemesi uygulamasından yararlandırılması veya bu Kanunun 37 nci maddesi kapsamında kazanılmış hak aylıklarının kadro şartı aranmaksızın bir üst dereceye yükseltilebilmesi için son sekiz yıl içinde herhangi bir disiplin cezası almamış olmaları gerekmekte olup, memurun herhangi bir disiplin cezası alması halinde söz konusu maddelere ilişkin hizmet süresinin sıfırlanacağı ve bu tarihten itibaren sürelerin yeniden başlayacağı, disiplin cezasının özlük dosyasından silinmiş olmasının bu sürelerin hesabını etkilemeyeceği mütalaa edilmektedir." denilmiştir.
Öte yandan; Mülga, Devlet Personel Başkanlığının 2.11.2018 tarihli ve E.7160 sayılı görüş yazısında da "görevden çıkarma işleminin kamu görevine iade edilen kişiler bakımından iade kararnamesinin yayımı tarihinden geçerli olarak ortadan kalkmış sayılacağı hüküm altına alındığından, bunlar hakkında kamu görevinden hiç çıkarılmamış gibi işlem tesis edilmesi; Kanun Hükmünde Kararnameler gereğince görevinden ihraç edilenlerin, idare mahkemelerince alınan iptal kararları üzerine görevlerine iadelerinin yapılması ve kamu görevinden hiç çıkarılmamış gibi işlem tesis edilmesi gerektiği belirtilerek, bu çerçevede kamu görevinden çıkarılmalarına ilişkin bilgilerinin hizmet belgesi/hizmet cetvellerinden silinmesi, ancak kamu görevinden çıkarılma ve iade edilmelerine ilişkin kanun hükmünde kararname örneklerinin/yargı kararlarının özlük dosyalarında saklanması gerektiği..." açıklamalarına yer verilmiştir.
Yukarıda yer verilen hüküm, görüş ve açıklamalar çerçevesinde 657 sayılı Kanunun 37 nci maddesi kapsamında disiplin cezasının silinmesi halinde, bu işlemin ilgilinin hizmet cetvelinde ve HİTAP kayıtlarında disiplin cezasına ilişkin "satırla sınırlı" olduğu, diğer kayıtların özlük dosyasında muhafaza edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
