E-posta iletişimin vazgeçilmez bir parçası. Gün içinde pek çok e-posta gönderiyor ve alıyoruz. E-postaları yazarken dikkat edilmesi gerekenler daha güçlü ve etkili iletişimin anahtarını oluşturduğundan yazılan e-postaların bu kurallar dahilinde olması son derece önemli. Peki, e-posta nasıl yazılır? E-posta yazarken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir? İşte konuyla ilgili bilinmesi gerekenler…
E-POSTA NASIL YAZILIR?
E-posta nasıl yazılır sorusunun cevabı oldukça kapsamlıdır. E-posta yazımında dikkat edilmesi gereken; kime, ne ile alakalı bir mail gönderdiğinizdir. E-postanızı oluştururken normal ya da profesyonel hangisi olmanız gerektiğine karar verdikten sonra e-postanızı oluşturmaya başlayabilir ve diğer aşamalara geçebilirsiniz. İşte e-posta nasıl yazılır sorusuna ilişkin detaylar şu şekildedir;
- E-postanızı yöneticinize iletmek durumunda kaldığınızda profesyonel bir tavır sergilemeniz gerekir. Burada yapmanız gereken selamlaşma ile başlamak ve gereksiz cümleler kullanmaktan kaçınarak kısa ve öz hali ile e-postanızı oluşturmaktır.
- İş arkadaşlarınıza bir e-posta göndermeden önce, alıcının okuma işleminden sonra ne yapmasını istediğinizi sağlayın. E-postanızın asıl amacını saptırmadan, mesajınıza ilave ettiğiniz tüm içeriğin bu işlemi onayladığından emin olun. Örnek verecek olursak; alıcının eklemiş olduğunuz bir raporu incelemesini istediğinizde; raporu neden incelemesi gerektiğini, bildirim açısından nelere ihtiyacınız olduğunu ve verilen görevin ne zaman tamamlanmasını istediğinizi belirtin.
- Arkadaş, eş veya dostunuza e-posta gönderirken ise yine yakınlık derecenizi göz önünde bulundurarak bu doğrultuda uygun bir mesaj gönderebilirsiniz.
E-POSTA YAZARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN KURALLAR NELERDİR?
Gündelik yaşamda kullandığımız pek çok ifade ve dış görünüşümüz profesyonel alanda değişim göstermektedir. Bu nedenle e-posta yazımında dikkat edilecek en önemli konu kullanılan dilin e-posta gönderilecek kişiye uygun bir tarzda olması gerektiğidir. Bunun haricinde eposta yazarken dikkat edilmesi gereken konuları aşağıdaki gibi sıralamak mümkün;
- E-postalar, net açık ve kısa olmalıdır.
- Yazılacak olan metin paragrafları giriş, gelişme ve sonuç şeklinde birbirinden ayrılmalıdır.
- Yazı büyüklüğü ve fontları standart halde olmalıdır.
- Mesaj kısmında alıcının zaman yönetimine özen göstermek açısından, gerekmediği sürece detaylara girilmemelidir.
- E-postalar büyük kelimler ile yazılmamalıdır, zira büyük harfle yazılan metinler yazılı iletişimde bağırma ya da hakaret anlamlarını taşır.
- Karmaşık konuları maddeler halinde gönderebilirsiniz. Üstlere e-posta gönderirken yöneticinin konuya adapte olabilmesi açısından maddelerin yanına küçük açıklamalar iliştirilebilir.
- Gövde yazılırken anlam bakımından emir içermemesi karşı tarafta olumlu bir iz bırakabilir.
- Sembol ve emoji kullanıldığında e-postanız profesyonellikten uzaklaşacaktır.
- Yöneticilere gereğini yapın gibi kısaltmaların kullanılmaması gerekir.
- Ekli dosyalarınızın tüm bilgisayarlarda uygun bir şekilde açılmasını istiyorsanız PDF formatında göndermeniz iyi bir seçenektir.
- Docx, odt vb. formatında hazır hale getirilen bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde renk değişikliği, kayma gibi bazı değişiklikler olabilir. Dolayısıyla karşı tarafın ofis yazılımlarının sürümleri göz önünde bulundurulmalıdır.
- Profesyonel anlamda yazdığınız mailler "Bilgilerinize arz ederim, rica ederim" ifadeleri ile sonlandırılmalıdır.
- Maillerin sonuna, iyi çalışmalar, saygılarımızla gibi iyi dilek ifadeleri yerleştirilmelidir.
- Üstlere atılan e-postalar yalnızca "Saygılarımla ifadesi ile sonlandırılır.
